İletişim Dersi Vize ve Final ders notları

 İLETİŞİM:  Dilin ve beraberinde konuşmanın doğuşuna kadar uzanan bir geçmiştir.

“İnsanoğlu var olduğu ilk andan itibaren kendisi ve çevresiyle olan ilişkilerinde kendisini hep iletişim ağının ve etkisinin içinde bulmuştur.”

İletişim Latince kökenli “Communication” sözcüğünden gelmektedir. Bireyler arasında bilgiyi aktarmayı sağlar.

 İLETİŞİMİN TEMEL ÖZELLİKLERİ: 

• İletişim insan davranışlarının bir ürünüdür.
• Dinamik bir olgudur.
• Belirli kalıplara bağlıdır. (Semboliktir. Jestler, mimikler, ses tonu vs…)

 * İLETİŞİMİN FONKSİYONLARI: 

• Enformasyon
• Sosyalizasyon
• Motivasyon
• Tartışma
• Eğitim
• Kültürel gelişme
• Eğlence
• Entegrasyon

 * İLETİŞİM SÜRECİ: 

 İyi bir iletişim için kaynağın taşıması gereken özellikler: 

• Kaynak bilgili olmalı
• Kodlama özelliğine sahip olmalı
• Rolüne uygun olmalı
• Kaynak tanınmalıdır

 * Mesajın taşıması gereken özellikler: 

• Mesaj anlaşılır olmalı
• Açık olmalı
• Doğru zamanda iletilmeli
• Uygun kanallar izlenmeli

 İletişimin Sınıflandırılması: 

• İşleyiş açısından iletişim
• Yüz-Yüze uzaktan iletişim
• Grup yapısına göre iletişim
• Mesajın akış yönüne göre iletişim
• Taraf olanlara göre iletişim
• Kullanılan kodlara göre iletişim

 * İşleyiş Açısından İletişim: 

• Tek Yönlü İletişim: Mesaj, kaynaktan alıcıya. Alıcının geri bildirimi olmaksızın yapılan iletişimdir. Ör: Spiker.
• Çift Yönlü İletişim: Kaynağın gönderdiği mesaja alıcı tarafından geri bildirimde bulunulması.

 * Tek ve Çift Yönlü iletişim arasındaki farklar: 

• Tek yönlü daha hızlıdır. Çift ise yavaş.
• Çift yönlü de daha doğru iletişim kurulur.
• Çift yönlü de alıcı kendinden emindir.
• Çift yönlü iletişim dış etkenlerin etkisi altındadır.
• Çift yönlü iletişim demokratif bir iletişimdir.

Yüz yüze İletişim

Kaynak ve hedef arasında herhangi bir araç kullanılmadan aynı ortam içinde yapılan iletişimdir.

Uzaktan İletişim

İletişimi başlatan kaynak ile alıcının farklı ortamlarda bulunduğu iletişim türüdür.

Grup Yapısına Göre İletişim

FORMAL İLETİŞİM: Daha resmi bir iletişimdir. İşletmelerde çalışanların samimi olmadan kurduğu iletişimdir.

İN FORMAL İLETİŞİM: Daha samimi bir iletişimdir. İletişimin kişiler yada gruplar arasında kendiliğinden, biçimsel olmayan yollarla oluşan iletişimdir.

MESAJIN AKIŞ YÖNÜNE GÖRE İLETİŞİM*

• YATAY: Gruplar arasındaki ast-üst hiyerarşisi vardır, ona göre iletişime geçilir.
• DİKEY: Gruplar arasında ast-üst ilişkisinde, üstün asta emir vermesidir. Yasaklar vs gibi unsurlar için iletişime geçilir.
• ÇAPRAZ: Gruplar arası hiyerarşiyi dikkate almadan kurdukları iletişim çeşididir.

 KULLANILAN ARAÇ VE YÖNTEMLERE GÖRE İLETİŞİM: 

• GÖRSEL: Gözle görülen her şey ile iletişim kurmak.
• İŞİTSEL: Gözle görülmeyen, kulağın duyduğu her şey ile iletişim kurmak.
• GÖRSEL-İŞİTSEL: Hem göze hem kulağa hitap edilerek iletişime geçmek.

 SÖZLÜ İLETİŞİM:  Gönderici ve alıcı arasındaki konuşmanın her türü sözlü iletişimdir.

• DİL: Sembolik işaretlerde oluşan bir düşünme ve iletişim aracıdır.
• DİL ÖTESİ: Tonlamalar, duraklamalar sesin hızı ve şiddetiyle yapılır.

 *ETKİLİ KONUŞMA:  Sadece güzel cümleler kurmak değil, yerinde ve hedefi vurucu tarzda, üslupta konuşmaktır. “Dinleyicide değişim yaratmalıdır.”

 *PASİF DİNLEME:  Dinleyicinin tepki vermemesi. (Sadece dinliyor, konuşulanları anlayıp anlamadığı anlaşılmıyor.)

 İLETİŞİM SÜRECİ:  Dinleyicilerin anlatılanların hepsini algılamasıdır.

Şekilleri:
* Bütün bedeniyle dinleme.
* Gerektiğinde soru sorma.
* Not alarak dinleme.

 *DİNLEMEYİ ENGELLEYEN TUTUMLAR: 

• Kendi söyleyeceklerimize hazırlanmak.
• Karşıdaki konuşurken hayal kurmak.
• Konuşmacının lafını bölmek.
• Konuşma bitmeden hüküm verme.

 * YAZILI İLETİŞİM:  İletişimin yazıyı kullanarak yaptığı dışa açılma şeklidir.
(Teknolojinin gelişmesiyle yazılı iletişim artık bilgisayar ortamında yapılıyor.)

Sözlü ve Yazılı iletişim arasındaki farklar:

• Yazılı da, sözlü de olduğu gibi ses tonu, jest ve mimikler yoktur.
• Yazılı da dil bilgisi kuralları önemlidir. Sözlüde değil.
• Yazılı iletişimde planlama sözlü iletişime oranla daha önemlidir.

---

Final

Örgütsel İletişim

Örgütün işleyişini sağlamak ve örgütü hedeflerine ulaştırmak amacıyla örgüt ile çevresi arasındaki girişilen devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişine denir.

Örgütsel iletişim bir organizasyonda bölümlere ayrılır. Personel arası bilgi ve veriyi aktarmak için; yazılı, sözlü, sözsüz gibi çeşitli kanallar kullanılır.

 FONKSİYONLARI: 

• İletişim bilgi sağlama işlevi: Amaçları gerçekleştirmek için bilgi akışı sağlanır.
• İletişim ikna etme ve etkileme fonksiyonu: Örgütteki insanların tutum ve davranışlarını değiştirmeyi amaçlar.
• Emredici ve öğretici iletişim kurma.
• İletişimin birleştirme ve Eşgüdüm sağlama işlevi.

 Etkileyen Faktörler (Olumsuz etkileyen): 

• Formal iletişim kanalı: Resmidir. Bu da örgütsel iletişimi etkiler.
• Otorite yapısı
• İşte Uzmanlaşma
• Bilgi Birikimi: Güç farklılıkları yaratır. Bilgi sahibi olan diğerini ezmeye çalışır. Bu yüzden olumsuzdur.

 Formal (biçimsel) iletişim:  Bilgi ve talimatlar dikey, yatay ve çapraz bir biçimde olabilir. İletişim resmidir. Önceden belirlenen kurallar içerisinde gerçekleşir.

Formal iletişime organizasyonun büyük ve karmaşık olduğu durumlarda gerek duyulur.

Formal iletişimin kanalları:

• İşletme içi yazışmalar.
• Prosedürler
• İlan tahtası
• Öneri, Şikayet sistemi
• Emir-Talimat verme sistemi
• Bilgisayara dayalı iletişim
• Raporlama sistemi

 DİKEY İLETİŞİM:  Ast-Üst arasında olan iletişimdir.

AMACI: 

• İş hakkında direktifler vermek.
• Uygulama hakkında bilgi vermek.
• Çalışanları desteklemek.

Yukarıdan Aşağıya İletişim

Üst kademenin alt ile iletişimidir. Emirler, talimatlar performansları değerlendirilerek gerçekleştirilir.

Şu şekilde gerçekleşir:

• İş emirleri
• Emirlerin gerekçeleri
• Örgütün amacı
• Örgüt prosedürü
• Performans değerlendirme

 YATAY İLETİŞİM:  Aynı düzeydeki kişilerin arasında gerçekleşen iletişimdir. Sorunların çözülmesini sağlamak için iletişim sözlü olarak yapılır. Sorun üst kademeye iletilmeden çözülmeye çalışılır.

Hızlı ve karşılıklı güvene dayalı olarak yürütülen iletişimdir.

Örgütsel İletişim Araçları

• Sözlü
• Yazılı
• Elektronik iletişim araçlarıyla iletilir.

SÖZLÜ İLETİŞİM ARACI: Gönderici ve alıcı arasındaki her türlü konuşmaya denir. (Ör: Telefon, yüzyüze, toplantı vs.)

YAZILI İLETİŞİM ARAÇLARI: Bir işletmede ki bilgi ve haberleri iletmek için basılı veya el yazılı dökümanların kullanılmasıyla kurulan iletişim şeklidir. (Ör: Genelge, rapor, duyuru, dergi, gazete vs…)

ELEKTRONİK İLETİŞİM ARAÇLARI: Bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişmeler örgütsel iletişim doğasını da değiştirmiştir. İletişim teknolojisinin en önemli yararları; iletişime hız kazandırdı, yazılı iletişimde büyük kolaylık sağladı, kağıt kullanımını azalttı…
Ör: İnternet, multimedya araçları, bilgisayar…

Örgütsel İletişim Ağları

Örgütlerde iki birey arasındaki iletişim genellikle üçüncü bir kişi aracılığıyla yapılır.

Bilindiği gibi hiyerarşik ilkeler gereği her çalışan bir üstüyle görüşebilir. Daha üstteki bir kişiyle iletişim kurmak isteyen kişi hiyerarşik kanalları izleyerek bu amacına ulaşır.

İşte iki veya daha fazla kişiyi ilgilendiren bu tip iletişime iletişim ağı değir.

İletişim Ağının İŞLEVLERİ

• Bireyler arası etkinlikleri koordine etme.
• Yetki çizgisini sürdürme.
• Bilgi alışverişini kolaylaştırma.

İletişim Ağının ÖZELLİKLERİ

• Örgütsel iletişimden birden çok verici ve alıcı bulunmaktadır. Bu yüzden verici ve alıcıların iletişmleri örgütte bir ağ oluşturmaktadır.

İletişim ağının büyüklüğü: İletişim örgütün tamamını sarabilir, örgütün bir alt grubuyla sınırlı olabilir veya yalnızca alt grubun içindeki birimi ilgilendirebilir.

Mesajın izlediği yol: Verici alıcıya direkt olarak mesajı verebildiği gibi, başka kişiler aracılığıyla da gönderebilir.

 İnFormal (biçimsel olmayan) iletişim:  Daha önceden belirlenmiş bir yolu izlemeyen, kendiliğinden oluşmuş, biçimsel olmayan iletişimdir.

Kullanılabilecek Kanallar;

• İşletme içindeki informal gruplaşmalar.
• Çalışanların iş dışındaki çeşitli sosyal ortamları paylaşmaları.
• Dedikodu, rivayet, söylenti, yakıştırma gibi unsurlar…
• Yöneticilerin belirli zamanlarda çalışanlarıyla iş sırasında sohbet etmesi.

İnFormal İletişimin Örgütsel Yararları ve Önemi

• Örgütün iletişim gereksinimi karşılamak.
• Örgütün çalışanlarının moralinin yükselmesini ve birlik ruhunun gelişmesini sağlar.
• Dilek ve yakınmaların üstlere ulaştırılması.
• Zamanında haber alma ve değişen koşullara uyma.
• Kararların zamanında alınmasını sağlar.

İletişim Ağı Modelleri

Örgütlerde her bir birimi bir grup olarak kabul ederek, bu grubu oluşturan bireyler arasındaki iletişime değişik modeller girebilir.

1-Merkezi model:  kararı alma insiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel alan, geleneksel örgüt yapısında görülmektedir. Bu tür modelde, astlar birbiriyle haberleşirken, haberleşme her bir ast ile doğrudan ilişkide bulunan merkezdeki lider tarafından yürütülür.

2- “Y” modeli:  Merkezi modelden sonra merkezleşme derecesi en yüksek olan modeldir. Daha az sayıdaki iletişim kararına sahip olan bu modelde, liderlik tatmini, merkezleşme derecesi ve hız çok yüksek, kişisel tatmin ve doğruluk derecesi yüksek, grup tatmini ile haberleşme kanal sayısı ise düşülür.

3-Zincir modeli:  Bu iletişim modelinde, işyerleri birbirlerine yakınlık derecesine göre işlendiğinden, grubun bazı üyeleri mesajdan haberdar olabilir. Böylelikle iletişim işlevsel yeteneğini yitirerek bireyler arası ilişkilerin zayıfladığı ve grup verimliliğinin tehlikeye düştüğü bir yapı oluşur.

4-Dairesel model:  Bu grupta belirgin bir yetki yoktur ve demokratik bir yapıya sahiptir. Bireylerin her hangi biri iletişimi başlatabilir. Merkezileşme derecesi az heberleşme kanalı sayısı ve grup tatmini düşüktür.

5-Serbest model:  Tüm haberleşme kanalının her zaman ve herkese açık olduğu, herkesin herkes ile iletişimde bulunabildiği demokratik bir modeldir. Hız ve doğruluk derecesi düşüktür.